Is winst echt het allerbelangrijkste? Leer luisteren naar de taal van je bedrijf!

Er is maar één taal die een bedrijf zelf kan communiceren en dat is de taal van cijfers.

De ménsen in een bedrijf kunnen namens het bedrijf natuurlijk van alles communiceren, maar een bedrijf “praat” louter in cijfers. Het is onze taak zorg te dragen dat ze geen wartaal uitslaan en wij die taal leren spreken.

Toegegeven, toen ik ooit mijn eerste bedrijf begon stonden cijfers niet bovenaan mijn verlanglijstje. Cijfers waren tenslotte de resultante van al onze goede inspanningen en die komen later wel.  Fout!

In deze blog ga ik aan de hand van een paar misvattingen vertellen hoe je de taal van het bedrijf leert spreken en welke feedback een bedrijf zelf je zoal kan geven. En als je goed leert luisteren zelfs realtime.

Misvatting 1: Die administratie komt later wel, we moeten nu eerst verkopen!

Het is waar, voor ieder bedrijf hoort naar mijn mening sales een zeer hoge prioriteit te hebben. Maar net zoals sales een gestructureerde aanpak nodig heeft, eist de bedrijfsvoering een deugdelijke administratie. Alleen zo weet je vanaf dag 1 waar je geld heen verdwijnt en kan er bijvoorbeeld ook fatsoenlijk gefactureerd worden. Bijkomend voordeel: in de opstartfase kun je meestal veel BTW terugvragen. Maar daarvoor moet wel je administratie op orde zijn.  Dit is eigenlijk de Aap-Noot-Mies van bedrijfsvoering. Vaak wordt in deze fase de boekhouding uitbesteed. Zorg er dan voor, dat je iemand aan boord hebt met oog voor cijfers en vaardigheid in Excel.

Misvatting 2: De cijfers zijn vooral achteraf belangrijk.

Absoluut onwaar! Op het moment dat je boekhouding bij is en je cijfers accuraat, vormen ze de start voor een aantal andere processen, waarvan de twee belangrijkste zijn plannen en aansturen. Voor ieder bedrijf is budgetteren nog steeds het belangrijkste moment om naar de toekomst te kijken. Het startpunt zijn altijd de behaalde resultaten in de periode daarvoor. Het budget geeft richting en als de cijfers kloppen, weet de hele organisatie (klein of groot) waar we naar toe marcheren. En maandelijks vertelt het bedrijf hoe het er voor staat. Omdat we inmiddels de taal van het bedrijf spreken verstaat ieder het ook.

Misvatting 3: KPI’s zijn vooral om resultaten te meten.

Nope! Omdat we met kloppende cijfers en daarop gebaseerde budgetten werken, is de volgende stap met een beetje aandacht prima te maken. En dat is het doorvoeren van het werken met KPI’s . Dit zijn de knoppen waar door iedere verantwoordelijke binnen het bedrijf aan gedraaid kan worden.  Op deze stuurcriteria kun je mensen, afdelingen of zelfs de organisatie aansturen en meten.  Met andere woorden: Indien je administratie op orde is, kun je dus eigenlijk op ieder moment van het bedrijf  horen hoe iedereen er op hoofdpunten bij staat op het werk. Op basis daarvan kun je dus weer gericht aansturen.

Misvatting 4: Winst is het allerbelangrijkste voor mijn organisatie.

Tsja, zo kregen we het wel geleerd op school. Maar ik heb toch echt in de loop der jaren geleerd, dat cashflow veel belangrijker is. Een goed cash-planning is noodzakelijk omdat die de acute levensvatbaarheid van je bedrijf voor de nabije toekomst voorspelt. Je wilt niet verrast worden door vakantiegeld, loonbelasting of de gevolgen van een grote order voor de cashpositie van het bedrijf. Een bedrijf kan tenslotte ook kapot groeien, doordat er veel meer grondstoffen moeten worden ingekocht. De taal van cash is eigenlijk dialect waar speciale aandacht aan besteedt moet worden. Maar wel een onmisbaar dialect!

Misvatting 5: Data analytics zijn veel te ingewikkeld voor mij.

Ach, je hoeft het natuurlijk allemaal niet zelf te doen, maar ik zou iedere directeur aanbevelen zich te verdiepen in de zin en vooral ook de onzin van zaken als Business Intelligence en Big Data. Leer ook die taal lézen, maar laat vooral anderen ermee schrijven. Je bedrijf is een vat vol met interessante antwoorden op vragen die je wellicht nog niet hebt durven stellen. Je hoeft hier tegenwoordig lang niet altijd een dure consultant voor in te huren. Microsoft Power BI biedt namelijk zeer veel mogelijkheden om zelf ingewikkelde analyses op je data los te laten.

In welke fase jouw bedrijf zich ook bevindt, ik wens je veel succes met het luisteren!