Wat de moderne manager van de IT-wereld kan leren, als ie durft!

Je zou appels niet met peren kunnen vergelijken. Wat een onzin. Allebei fruit. Groeit allebei aan een boom, iets andere vorm… klaar!

Valkuil

Gaat dit stukje over fruit? Nope. Het gaat over Scrum. Niet over de hype. Ik vind het eigenlijk niet zo interessant of het dat wel of niet is. Wél over het praktische nut ervan búiten de IT. Ik spar regelmatig met directeuren over Scrum. Ze zien er de voordelen van in, maar zijn bang dat het een fenomeen van voorbijgaande aard is. En hypes kun je maar beter links laten liggen. Om de “Scrum-hype” kun je eenvoudigweg niet heen. En voor de moderne manager is het een werkwijze die veel beter te behappen is. Het is een manier van werken die een onderneming vooral snelheid en flexibiliteit geeft. Wie niet Scrumt, belandt onvermijdelijk in het eindeloos schrijven van plannen en maar geen startpunt kunnen vinden. Scrummen voorkomt die valkuil

Enige jaren geleden was ik betrokken bij een onderneming die zich bezighield met systeemontwikkeling. Daar ontdekte ik dat de manier van software bouwen zoals ik dat ooit leerde, tegenwoordig de “waterval-methode” genoemd wordt. Bij de watervalmethode loopt het hele traject via informatieanalyse, functioneel ontwerp en technisch ontwerp uiteindelijk uit op het bouwen van het gehele pakket. En dat alles conform dat laatste vaste ontwerp. Deze methode wordt in brede kring, als ouderwets en kostenverhogend gezien.

Hapklare brokken

Sinds enige jaren is het in hapklare brokken ontwikkelen van software de norm. En dat dan veelal volgens de genoemde Scrum methodiek.  Voor diegene die niet werkzaam is in de automatiseringswereld zal ik heel kort aangeven wat Scrum inhoudt. Bij Scrum ligt het eindproduct nog niet vast, maar weet men wel in welke richting men gaat bouwen. Dit doe je met een team waar verschillende kwaliteiten in vertegenwoordigd zijn. Het bouwen gaat in korte sprints, die altijd een vaste tijdsduur van meestal enkele weken heeft. In iedere sprint wordt een werkend stuk software opgeleverd, van waaruit men verder kan denken en bouwen.

“Maar wat heb ik daar als IT-leek nou aan?”, hoor ik je denken. Nou, dat ga ik je duidelijk maken.

De Scrum-methode werkt volgens vaste richtlijnen en met diverse vaste rollen en patronen. Een zo’n onderdeel is de “daily stand-up”. Een vergadering die, de naam suggereert het al,  dagelijks gehouden wordt. Staande met het team rondom het planbord. Het doel is het afstemmen van de werkzaamheden voor de komende dag, kort terugkijken op de vorige dag en elkaar hulp bieden bij de taken die voor hen liggen. En dat allemaal in een open sfeer gedurende maximaal een kwartiertje.

Problemen opgelost

Toen ik indertijd die stand-up’s in werking zag keek ik vol bewondering naar de dynamiek van zo’n clubje en de effectiviteit van die 15 minuten. Ik bedacht me dat dit ook zou kunnen werken buiten automatiseringstrajecten. In kleine bedrijven met de hele staf en in grotere bedrijven op diverse plekken in een onderneming. Hoeveel problemen worden niet opgelost als er door andere mensen naar gekeken wordt? Hoeveel energie haal je er niet uit als je je doelen openlijk uitspreekt en hoeveel meer kunnen werknemers toevoegen?

Natuurlijk komt er bij Scrum veel meer kijken dan een dagelijkse micro-vergadering. Maar ja, als je goede gewoontes uit andere takken van sport wilt overnemen moet je tenslotte ergens beginnen. Mijn suggestie: plan een vast moment van de dag op een vaste plek in het bedrijf of op de afdeling en kom dan kort bij elkaar. Gebruik een whiteboard of een prikbord en schrijf daar de concrete acties op waar iedereen mee bezig is. Loopt dit?

Voor Dummies

Dan is dit is het moment om de Scrum-fruitmand erbij te pakken en dus wél appels en peren te vergelijken.  Scrum is geen rocket science. Met één standaard boekje worden de beginselen snel duidelijk en maak je je het hele idioom eigen. SCRUM voor Dummies is bijvoorbeeld prima leesbaar. Maar ook Rini van Solingen heeft enkele zeer goed leesbare boeken over het onderwerp geschreven, waaronder Scrum voor managers.

Ik daag je met dit artikel uit om meer uit je mensen te halen en ze op een andere manier bij het dagelijks werk te betrekken. Scrum kan daarbij naar mijn mening houvast bieden.